„Man kann nicht nicht kommunizieren!“
Das hat schon Paul Watzlawick in seiner Kommunikationstheorie als erstes Axiom festgestellt. In diesem Punkt stimmt Baustellenkoordinator Wolfgang S. dem Wissenschaftler und Philosophen völlig zu. Wolfgang ist der Meinung, dass dies besonders auf Baustellen zutrifft. Auf Baustellen? Ja, auf deren Planung und auf die tatsächliche Großbaustelle, die aus der Planung resultiert und unendlich viele Personen in ihrer Umsetzung miteinbezieht: Bauherren, Architekten, Anwälte, Statiker, Behörden, Anrainer, Lieferanten, Baufirmen, Journalisten – kaum zu glauben, wer im Rahmen eines manchmal mehrjährigen Bauprojekts zu welchen Themen miteinander kommuniziert.
Wolfgang, der seit dem Planungsbeginn der Großbaustelle Windpark an dem Projekt beteiligt ist, kennt alle Formen der Kommunikation – analog, digital, per Telefon, E-Mail, Brief oder gar behördliche Vorladung – und ihre Bedeutung. Denn in Großprojekten werden nicht nur einfache Informationen ausgetauscht oder ein paar Abfragen und Angebote hin und her geschickt. Nein, hier geht es um die gesamte ein- und ausgehende Geschäftskorrespondenz eines Unternehmens mit allen beteiligten Stakeholdern während der gesamten Projektdauer.
Damit ein Großprojekt erfolgreich realisiert werden kann, benötigt es klar definierter Prozesse, welche die Erstellung, Verteilung, Verwaltung, Archivierung und ggf. auch Löschung von hochwertigen und wichtigen Informationen im gesamten Projektteam inklusive berechtigter Stakeholder regeln. Wolfgang ist es besonders wichtig, dass alle beteiligten Personen, egal ob aus seiner Firma oder aus Partner- und Zulieferbetrieben oder Behörden, stets wussten, wie der aktuell Stand des Projekts ist und wer wann für den nächsten Projektschritt – und sei er an sich noch so klein – verantwortlich war und ist. Projektpläne per Mailanhang durch die Gegend zu schicken kommt für ihn nicht in Frage.
Für ein erfolgreiches Projekt bedarf es nachvollziehbarer, stets aktueller Pläne, To-Do-Listen und Workflows. Jederzeit und überall Zugriff auf Dokumente, Bestellungen, Pläne, aber eben auch die Korrespondenz rund um all diese Abläufe zu haben, ist das A und O für den positiven Projektverlauf. Wolfgang - als Baustellenkoordinator - muss wissen, wie der Dokumentenstatus des aktuellen Projektkalenders ist, welche Action-Items aktuell anstehen und er muss sich darauf verlassen können, dass ihn Benachrichtigungen aus den festgelegten Workflows automatisiert erreichen – ohne störende Anhänge, die sich vielleicht nicht öffnen lassen oder gar in fremde Hände gelangen könnten. Er muss die Übersicht bewahren, den richtigen Personen die Informationen und Unterlagen zukommen lassen, die sie für den Projekterfolg benötigen und auf deren Zugriff sie berechtigt sind. Deadlines zu versäumen wäre angesichts hoher Konventionalstrafen unverantwortlich, nicht zu wissen, wer was wann erhalten hat und wo diese Assets rechtskonform abgelegt sind ist für Wolfgang ein klares No-Go.
Wolfgang hat sich nach einigen mühsamen und problematischen Projekten vor einigen Jahren für ein cloudbasiertes Korrespondenzmanagement System entschieden. Mit diesem System kann er die gesamte ein- und ausgehende Geschäftskorrespondenz zu einem Projekt verfolgen und allen Anwendungsbenutzern entsprechend ihren Rollen und Zugängen zur Verfügung stellen. Das System regelt den Prozess des Empfangens, Aufzeichnens, Protokollierens, der angemessenen Verarbeitung und Reaktion auf und der Erstellung eines Audit-Trails der empfangenen Korrespondenz.
Für Wolfgang steht fest: digitalisierte Korrespondenz in Großprojekten kann nur über leistungsstarke Cloud-Lösungen wie die Fabasoft Cloud laufen. Korrespondenzmanagement in der Fabasoft Cloud bietet vielfältige Einsatzmöglichkeiten vom Ablagesystem zum Datenaustausch bis hin zur Abwicklung von komplexen Prozessen durch integrierte Workflows. Sie bieten damit eine ideale Ausgangbasis, um rasch Geschäftsprozesse zu digitalisieren, die Zusammenarbeit insbesondere in Großprojekten zu professionalisieren und vor allem die vertragsrelevante Kommunikation nachvollziehbar zu gestalten, auch wenn Projekte über Jahre hinweg laufen. Die Lösung bietet klare Strukturen für die Dokumentenablage. Statt E-Mails werden „Schreiben“ mit fortlaufenden Nummern direkt in der Lösung erzeugt und ausschließlich innerhalb der Kommunikationsplattform übermittelt, wobei in den Metadaten festgelegt wird, wer der Absender und der Adressat (Projektpartner oder Unternehmen) sind und z.B. bis wann das Schreiben zu beantworten ist.
Eben ein Aktenmanagement für Korrespondenzfälle.
